Puntos críticos comunes a las PYMEs.

Centralización exagerada

Un importante cuello de botella es la execiva concentración del poder de decisión en el titular de la empresa (empresas pequeñas), los directivos (empresas medianas).

La dificultad a delegar objetivos de la empresa a mandos medios, que en muchos casos no han sido desarrollados impacta en la sobrecarga de tiempo de los directivos, en su pérdida de visión estratégica (al estar cotidianamente inmerso en tareas y decisiones operativas). Por otro lado genera dependencias que traban flujos de trabajo de empleados que se acostumbran a esperar directivas y evitar responsabilidades.

Comunicación informal e inadecuada

La comunicación informal (verbal o gestual) que fluye en la empresa en un contexto de responsabilidades no definidas en cada puesto de trabajo es generadora de muchos problemas: malas interpretaciones con efectos negativos en las relaciones laborales, errores en las actividades laborales, demoras inncecesarias, etc.

Este problema no es emergente de voluntades individuales: necesita que todos los miembros de la organización consensúen un lenguaje común, un significado demejante, roles y responsabilidades claras, y que la empresa haya comunicado eficientemente su visión, misión, metas y objetivos. Caso contrario la comunicación informal no tiene sustento para construir organización, productividad y cumplimiento de objetivos.

Tecnologías de información adecuadas

La complejidad de las actividades de las empresas necesitan de tecnologías de la información que reflejen en datos las actividades claves de la empresa, para conocer los estados de los flujos de ventas y compras, de productos y servicios, de stocks, de movimientos financieros, los recursos disponibles, etc.

A mejor calidad de información de estos flujos y de la situación de la empresa mejor la calidad de las tomas de decisiones estratégicas. La falta de esa información repercute en incertidumbres, atrasos de decisiones claves o decisiones con altos riesgos.

Indicadores de gestión

Cómo tener información sintética que ayude a detectar el acercamiento a los objetivos planificados es una necesidad imperiosa para el control periódico de la gestión. Se plantea la importancia de deteminar indicadores de gestión al desempeño de cada área. La delegación por objetivos podrá ser efectivo coordinandose con esos indicadores de desempeño.

Planear y coordinar recursos

En toda organización se realizan actividades de planeamiento y coordinación. Según el ciclo de vida de la empresa, estas actividades están centralizadas en sus directivos o han sido progresivalmente delegadas a mandos medios.

Muchas veces la cultura de la empresa es de fuerte orientación a lo urgente y operativo, dejando el planeamiento y la coordinación a un rol secundario.

El impacto de una deficiente planificación y coordinación es altamente perjudicial para la empresa: demoras, paralización, errores, retrabajo, etc. que provoca insatisfacción o pérdida de clientes, sobrecarga inncesaria de trabajo y sus costos en el personal. Costos elevados en producto y servicio que impactan en precio, calidad y competitividad.

Información y conocimientos accesibles

Uno de los recursos más utilizados por la empresa es el conocimiento: que hacer, donde, cuando. Quién hace qué cosa, cómo contactarse, cuando está disponible. Qué procedimiento para tal tarea. Qué normativas ante una situación imprevista. Etc. Quién sabe sobre un tema para consultar. Quien puede enseñar sobre tal tema.

En cada momento de una actividad de la empresa surgen necesidades de disponer información aparte de los datos que brindan los sistemas de información.

A falta de organizar la información y el conocimiento en la empresa, cada individuo es poseedor de dicha información y la empresa es vulnerable a la disponibilidad, los olvidos o errores que puedan suceder. Además del riesgo de perder información y conocimientos si la persona se desvincula de la organización.

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